境外来宾短期来访是指国（境）外人员以公务目的到我校进行的短期访问、学术交流、商谈合作等活动。

基于外事接待工作有较强的政策性和纪律性，为更好地服务于学校教学、科研、医疗、人才培养等各方面工作，特制定管理办法如下：

一、接待原则

1、接待工作要本着“以我为主”的原则，坚决维护国家的主权和利益，不卑不亢，友好对等，务实节俭。

2、国际交流合作处负责学校各类境外来宾短期来访的归口管理，负责受理各基层单位的接待计划的申请，审核及指导、协调接待工作。

3、除两校合作协议规定的对等接待原则，学校原则上不承担任何来宾的住宿和差旅费。要严格区分为全部接待、部分接待和来宾自理。无学校相关批复和授权，任何单位、任何人不得自行许诺报销来宾的来访费用。

二、学校层级接待的有关规定

1、接待范围

国外使节、政府官员或国家、省、市政府安排的政府、教育访问团等；应学校领导邀请，来访人员一般为校级领导或由校领导书面介绍的院系、行政部门领导；世界知名专家学者或为我校国际交流合作出巨大贡献的专家、教授。校级接待由国际合作交流处负责，并报主管校领导安排有关领导会晤。

2、迎送及用车

由我校根据来宾级别、人数安排必要的迎送及市内活动的办公用车。除少数重要来宾乘坐小轿车外，其他来宾应集中乘车，尽量减少车辆。

3、会见

国际合作交流处协调安排有关校领导参加会见，负责布置会场、准备会见相关材料。并根据实际情况，提前通知教学、科研、学科、人事部门的领导参加会见。接见重要的国（境）外团体、个人时，须提前通知学校宣传部，安排摄影、录像、报道等事宜。

4、礼品

赠礼应按“对等交换、一团一个礼品”的原则执行，必要时可包括主要陪同人员，一般赠礼1次，其他参与单位不得重复赠礼。外宾赠送的礼品，按照礼品管理办法转交相关部门保管。

5、学校宴请

依据访问需要，可安排一次正式宴请。除特殊情况外，一般安排在校内餐厅宴请或就餐。我校参加人员一般由主管外事校领导（或委托其他校领导）1人，国际处领导1人，主要交流合作单位领导1人，项目专员或翻译1人组成。如有特殊情况，由国际处据实上报学校领导后决定。宴请标准按学校接待标准执行，由国际交流合作处严格把关。最高级别为每人每次（含酒水、饮料）200元，一般接待为120-150元。菜品需考虑来宾用餐禁忌，并安排具有中国地方特色，有文化宣传性质的各色菜系，不安排高档海鲜。

6、参观

按照学校具有代表性的外事参观路线、重点访问的实验室、院系、教学设施等进行参观。对于初次来我校访问的国（境）外团体和个人，可适当安排市内简单景点参观。

7、经费预算及来源

国际交流合作处根据来访级别和人数制定接待经费预算，经费从外宾接待费中支出。

三、基层单位接待的有关规定

1、接待范围

由学校基层部门或专家学者本人邀请的境外来访团组或来宾，此类接待由邀请单位指定专人负责具体接待工作。

2、预报申请

申请接待单位及个人需提前2个月填写《大连医科大学基层单位境外来宾短期来访接待申请表》报国际交流合作处审批，必须明确接待的人数、天数、费用预算、接待经费来源及行程安排，未经批准或授权，不得向外方发出正式邀请或作出承诺。接待申请获批后，可由邀请单位和个人自行发出邀请函，并将邀请函扫描件电子版报国际交流合作处备案。

3、用车

轻车简从，学校原则上不承担来宾住宿酒店到校之间往返工作用车和接送机。提倡境外来宾自行与酒店预定接、送机服务。各接待单位接待时可租用车辆或使用校车，自行承担相关费用。

4、会见

各接待单位和个人可在本单位自行安排商谈和交流，会场按学校相关规定从简布置。学校原则上不安排校级领导会见。

5、礼品

赠礼原则参照《大连医科大学外事活动礼品管理使用办法》执行。

6、工作简餐

各接待单位依据实际工作需要，可安排一次工作简餐，每人次（含酒水、饮料）15-30元。严格控制陪餐人员，一般为各基层单位负责交流合作的主要人员1人参加，无特殊情况，需安排在校内餐厅或教工餐厅就餐。学校原则上不安排学校领导出席。

7、参观

由接待单位按照预报申请的行程安排来宾参观。

8、经费使用

所有外宾接待费用均需提前做好预算，并连同接待申请一同报国际处审批，在外宾接待中需严格执行预算，经国际交流合作处领导签字同意后，方可到财务处报销。

9、总结上报

外宾离校一周内，各接待单位将《境外来宾短期来访接待总结表》、来宾护照首页及机票行程单复印件、交流工作照片电子版上报国际交流合作处存档 。

四、其他类别外宾接待的相关规定

1、国际会议

参照《大连医科大学国际会议管理规定》执行。

2、友好院校师生交流团

参照基层单位接待规定执行，各接待单位需要提前6个月向国际交流合作处提交接待计划。

五、附属医院的外事接待活动

由各医院自主安排，可参照校级接待的相关规定执行，并适当调整。如需学校领导参加的外事活动或安排外宾来校交流参观需提前2个月向国际交流合作处提交申请，国际处请示主管校领导后进行安排。每季度由各院办公室或外事办公室将来宾统计表报国际交流合作处（详见统计表格）。

六、外事活动相关注意事项

1、重大外事活动，由国际合作交流处至少提前3天将外事活动的内容、时间、接待地点等书面通知有关学校领导以及参加活动的相关人员。

2、精简接待活动和程序，常规外事活动应安排在工作时间，访问行程安排和学术交流要有实际意义。常规访问接待不超过2天。

3、会场简洁实用，不摆放花草、不制作背景板，不设水果茶点等，会议材料以电子形式为主。

4、出席外事活动的相关人员应提前到达接待地点。参加外事活动过程中，应将手机等通信工具关闭或静音。中途不得随意退场。

5、陪见人临时需要更换或请假时，应及时通知国际合作交流处。

6、注意外事活动中的仪容仪表以及外事礼节，如无特殊规定，需着正装。

7、遵守外事纪律，注意保密制度，不谈论敏感问题。

七、附则

规定（试行）自公布之日起施行，本办法由国际交流合作处负责解释。

国际交流合作处

2014年3月修订