为规范我校举办国际会议的管理，提高会议的质量及效益，根据有关规定和要求，制订本办法。

一、国际会议的界定

本办法适用于由我校举办的（含申办、承办、合办），与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

二、管理原则和要求

（一）国际交流合作处负责我校国际会议申报及管理工作。

（二）坚持以我为主、目的明确。举办国际会议应符合我国的根本利益和国情，符合我国外交安全局和对外工作的实际需要。

（三）坚持统筹协调、从严掌握。各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议，无实质内容的国际会议一律不得举办。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格，未经批准，不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

（四）坚持厉行节约、讲求实效。

1、厉行节约，严格开支。会议承办单位应本着“勤俭办外事”的原则，科学、规范、合理地编制和申报国际会议预算，严格控制会议数量、规格和规模。

2、参照惯例，规范管理。根据国际惯例对等接待外方参会人员，合理负担经费。

3、单独核算，专款专用。举办国际会议取得的各项收入，必须统一纳入预算管理，单独核算。

三、会议申报

各单位应当严格按照辽宁省有关规定实行国际会议两级审批制度。与会者有3国及3国以上的的国际会议由辽宁省教育厅和外办审批。双边会议由学校审批备案。

(一)申报程序。拟举办国际、双边及两岸会议的部门,应在对外宣布或承诺前6个月，提交《大连医科大学（国际、双边、两岸）会议申请审批表》及《大连医科大学国际会议申报请示》至国际交流合作处。会议费用开支标准和财务管理办法严格按照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行[2015]371号）执行。

（三）凡涉及有敏感问题的国家、地区及个人出席的国际会议，申报单位应事先了解情况报国际交流合作处，按程序报学校及上级部门审批。

四、会议筹备

（一）批复后，应及早召集会议筹备人员，建立学术委员会、组织委员会、秘书组、会务组和接待组等。成员应具有学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。

（二）如会议级别较高，拟邀请国内外重要人士参会的、拟邀请校领导参加开幕式并讲话的，举办单位应在提交申请时注明具体情况。在申请批复后会议召开前两周将会议详细日程及领导讲话稿报国际交流合作处，由国际交流合作处协调安排接待及校领导会见等事宜。

五、会务及注意事项

1、举办单位应组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表。

2、举办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际交流合作处联络，不得随意对外表态。

3、国际交流合作处协助举办单位对与会代表的接送、食宿、交通等做出周密安排，确保与会代表安全。

4、如发生重大涉外事件或伤亡事故应及时向国际交流合作处报告，再由国际交流合作处向学校及上级外事部门和教育厅报告。

5、举办单位应积极收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等，会议结束后15天内提交总结（参见《大连医科大学国际会议总结模板及要求》），到国际交流合作处备案。

六、附则

1. 双边及两岸会议参照本办法。

2. 本办法自公布之日起执行，由国际交流合作处负责解释。

大连医科大学国际交流合作处2017年4月修订