为规范学校涉外会议、国际会议举办工作，明确审批流程、材料要求、办理时限及会后管理相关事宜，结合上级主管部门规定及学校工作实际，制定本规范。本规范明确区分涉外会议与国际会议，两类会议实行差异化管理流程，具体要求如下：
一、会议定义区分
（一）涉外会议
参会外宾仅来自 1个国家的会议，定义为涉外会议，无需办理上级部门国际会议专项审批手续，仅需完成校内备案流程。
（二）国际会议
参会外宾来自2个国家及以上的会议，定义为国际会议，必须严格办理各级国际会议专项审批手续，未完成审批不得举办。
二、国际会议审批原则
国际会议严格实行规模、规格管控原则，所有要求均需严格落实，未达标不予审批通过。
1. 规模限制：外国参会嘉宾不超过300人，会议总参会人数不超过800人；超出上述规模的大型国际会议，需上报国务院审批。
2. 名称规范：会议名称严禁冠名“中国”“中华”“全国”“国际”“高峰论坛”“峰会”“第几届”等禁用字眼，统一规范使用“2025XX（领域）国际会议”标准格式命名。
3. 属地与单位要求：会议举办单位与举办地点必须保持一致，不得异地办会。
4. 嘉宾邀请限制：未经完整审批通过，不得邀请党政领导干部、外国政要、前政要、驻华使节参会。
5. 经费管理要求：举办国际会议必须明确经费总额、经费来源渠道，提前做好经费预算与收支规划。
三、申报审核要求
国际会议、涉外会议的申报材料、报告人报告内容，均需经举办单位党政联席会议审核通过；其中外籍专家的个人简介、任职资质信息，必须通过其所在工作单位官方网站核验确认，留存核验截图备查。审核通过后，由举办单位出具部门正式文件，按流程上报学校。
四、审批与办理时限
（一）国际会议时限要求
需提前3个月将全套申报材料提交至学校交流合作处。若会议邀请台湾专家参会，须先行通过省台办专项审批，再依次上报辽宁省教育厅、辽宁省外事办公室审批，全部审批通过后方可举办。
（二）涉外会议时限要求
无上级专项审批时限要求，必须至少提前3天在OA系统提交大型活动会议申请，预留校内备案办理时间，确保会议举办前完成全部校内流程。
五、线上会议专项管理规定
涉外会议、国际会议若采用网络直播、线上发言、线上参会等线上形式举办，需遵守以下专项规定：
1. 会议线上举办相关方案、流程需经辽宁省网信办审核通过，严格参照附件网信办审批材料规范提交资料。
2. 会议所使用的网络服务平台，必须具备有效的互联网信息服务增值电信业务经营许可资质。
3. 未经学校党委正式同意，不得邀请、允许不具备网络新闻采访资质的媒体或个人，对会议进行采访报道、线上直播等相关工作。
六、校内备案流程（两类会议通用）
涉外会议、国际会议在获得对应审批（国际会议完成上级审批、涉外会议完成内部审核）后，会议举办前必须履行校内备案手续，统一在学校OA系统提交大型活动会议申请，需在附件中同步提交以下全套材料：
1. 会议详细日程安排；
2. 会议官方海报（需清晰标注主办单位、承办单位、支持单位）；
3. 国外主讲人信息一览表；
4. 外宾完整简介（含个人简历、任职资质官网核验截图）；
5. 会议举办承诺函。
七、国际会议会后总结报送要求
会议举办结束后2周内，举办单位需完成会议总结工作，形成完整的文字总结材料并附会议现场照片，上报学校留存备案。总结内容需包含以下三大板块：
（一）会议基本情况
详细说明会议名称、举办时间、举办地点、会议主题、主办单位、学术负责人；如实统计中外宾（含港澳台地区嘉宾）实到人数、完整参会名单；统计收到中外论文数量、论文收录情况，以及论文交流、宣讲、发表等具体情况。
（二）会议绩效情况
一是说明会议议题、日程的整体完成落实情况；二是梳理本次会议取得的核心学术交流成果，汇总国内外参会知名学者的前沿研究成果、行业学术动向；三是阐述会议对我校相关学科建设、学术水平提升、学校国内外知名度影响力提升的积极作用；四是统计各级媒体对本次会议的宣传报道情况；五是说明会议经费收支情况，确认是否实现收支平衡。
（三）存在不足与改进建议
结合会议举办全过程，客观分析我校相关学科领域与国内、国际先进水平的差距，梳理会议筹备、举办过程中存在的问题；总结涉外、国际会议举办的工作经验，针对现存不足提出具体、可落地的改进措施与后续工作建议。
八、咨询联系方式
